แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในบริการศูนย์บริการทางโทรศัพท์จากภายนอก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในบริการศูนย์บริการทางโทรศัพท์จากภายนอก


ในยุคนี้ ธุรกิจจำนวนมากขึ้นใช้ประโยชน์จากบริการ Call Center Outsourcing เพื่อจัดการบริการดูแลลูกค้า เราได้กล่าวถึงหนึ่งในบล็อกของเราว่าบริการศูนย์บริการคอลเซ็นเตอร์จากภายนอกนั้นประหยัดต้นทุนได้อย่างไร ตลอดจนประหยัดเวลาและทรัพยากรสำหรับบริษัทที่ต้องการสร้างชื่อเสียงให้ประสบความสำเร็จ

เพื่อประสบการณ์และบริการที่ยอดเยี่ยมของลูกค้า การโพสต์โดยแขกมีเกณฑ์มาตรฐานหลายอย่างที่ต้องพิจารณาก่อนที่คุณจะตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการคอลเซ็นเตอร์จากภายนอก

ที่นี่เราได้แสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่ควรมองหาในบริการศูนย์บริการทางโทรศัพท์จากภายนอก

CRM ที่แข็งแกร่ง: CRM หรือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์เป็นสิ่งแรกที่มีความสำคัญในผู้ให้บริการคอลเซ็นเตอร์ CRM เป็นวิธีที่มีสิทธิ์และเป็นระเบียบที่สุดในการรวบรวมข้อมูลลูกค้าไว้ในที่เดียว รวมพอร์ทัลข้อมูลทั้งหมดระหว่างลูกค้า ผู้บริหาร ธุรกิจ และพนักงาน นอกจากนี้ยังจัดระเบียบแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่เว็บไซต์ไว้ในที่เดียวเพื่อให้ข้อมูลไหลเวียนได้อย่างราบรื่น ช่วยจัดการการทำงานร่วมกันระหว่างทีม เสริมสร้างการสื่อสาร สนับสนุนลูกค้าอัตโนมัติ การขาย การตลาด และการวิเคราะห์ข้อมูล ด้วยสิ่งดี ๆ เหล่านี้จะช่วยปรับปรุงการสนับสนุนลูกค้าและบริการได้อย่างแน่นอน
ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน: การเอาท์ซอร์สของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ที่ดีช่วยให้แน่ใจว่ามีซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพของทีมดูแลลูกค้า จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องติดตามความก้าวหน้าในการทำงานของตัวแทนและทีมงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้ผลงานที่มีคุณภาพและบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ทันเวลา KPIs ได้รับการตรวจสอบด้วยการวิเคราะห์ประสิทธิภาพทั้งในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ ซอฟต์แวร์เฉพาะจะสร้างรายงานเกี่ยวกับการเพิ่มระดับลูกค้า การสนับสนุนตัวแทน ยอดขาย การแก้ไข การลดลงและการโอนสาย การโทร ช่วงเวลาของการโทร รวมถึงเวลารอ และพารามิเตอร์ที่เกี่ยวข้องหลายตัว ด้วยการติดตามที่เหมาะสม ผลลัพธ์ของงานจะเพิ่มขึ้นพร้อมกับประสิทธิภาพที่ดีขึ้นของทีม
กลไก VoIP: คุณสมบัติอีกประการหนึ่งของผู้ให้บริการคอลเซ็นเตอร์ที่ยอดเยี่ยมคือการลงทุนใน VoIP ที่มีเทคโนโลยีสูง เป็นกลไกที่ทำให้การสนทนาระหว่างการสื่อสารภายในและภายนอกผ่านเว็บเป็นไปอย่างราบรื่น VoIP เป็นแบบหลายมิติเนื่องจากสามารถจัดการข้อความแฟกซ์, SMS, Cloud Tech, เครือข่ายเสียงและข้อมูลผ่านเครือข่าย IP สำหรับการสนับสนุนลูกค้าที่เหนือกว่าสำหรับการโทรเข้าและโทรออก การลงทุนในเทคโนโลยี VoIP ล่าสุดเป็นสิ่งสำคัญ
ฮาร์ดแวร์ไฮเทค: ฮาร์ดแวร์คุณภาพสูงจำเป็นพอๆรับจดทะเบียนบริษัท    กับซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์คุณภาพสูงก็จำเป็นไม่แพ้กันสำหรับบริการเอาท์ซอร์สคอลเซ็นเตอร์ สิ่งสำคัญคือต้องมีเดสก์ท็อปที่มีระบบปฏิบัติการล่าสุดที่มี RAM สูง โปรเซสเซอร์ใหม่ หน่วยความจำภายในที่เพิ่มขึ้น และกราฟิกการ์ดรุ่นล่าสุด เพื่อให้สามารถจัดการปริมาณการโทรที่สูงได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ตัวแทนควรเข้าถึงอุปกรณ์ภายนอก เช่น ชุดหูฟังที่มีคุณสมบัติตัดเสียงรบกวน เพื่อกรองเสียงรบกวนจากภายนอกที่ไม่จำเป็นเพื่อให้ได้เสียงที่คมชัดและชัดเจน ฮาร์ดแวร์บังคับอื่นที่จำเป็นคือ IVR หรือระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ เป็นระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้ผู้โทรเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นที่บันทึกไว้ล่วงหน้าโดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากตัวแทนภายนอก นอกจากนี้ยังช่วยในการกำหนดเส้นทางการโทรไปยังตัวแทนหรือทีมอื่น ๆ เพื่อแก้ไขปัญหาของลูกค้า ช่วยในการปรับปรุงการดูแลลูกค้าโดยการจัดการเวลาพักสายของผู้โทร ดังนั้นจึงช่วยสนับสนุนลูกค้า
การสื่อสารภายในที่แข็งแกร่ง: บริการ Call Center Outsourcing ที่มีประสบการณ์เข้าใจว่าสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี การสื่อสารภายในกับฝ่ายบริหารเป็นสิ่งสำคัญ สำหรับองค์กรที่ทำงาน ควรมีแพลตฟอร์มอย่าง Microsoft Teams สำหรับการสื่อสารภายในระหว่างสมาชิกและทีมอื่นๆ การจัดการงานอย่างเหมาะสมด้วยความช่วยเหลือจากหัวหน้างานทำให้การทำงานเป็นทีมเป็นระเบียบและการทำงานราบรื่นขึ้นด้วยงานที่สำเร็จลุล่วงมากขึ้น มันขยายการทำงานเป็นทีมและผลลัพธ์ที่ได้คือการสนับสนุนลูกค้าที่เหนือกว่า
ประหยัดค่าใช้จ่าย ยืดหยุ่น ใช้ได้หลายภาษา: บริษัทเอาท์ซอร์สคอลเซ็นเตอร์ที่คุ้มค่า ให้บริการเพิ่มเติมสำหรับการสนับสนุนลูกค้า ให้การสนับสนุนด้านเทคนิค การดำเนินงานส่วนหลัง มีการสนับสนุนหลายภาษา พนักงานที่ปรับขนาดได้ง่ายตามเวิร์กโฟลว์คือบางส่วนของ พารามิเตอร์ที่ต้องมองหาเมื่อคุณต้องการบริการลูกค้าพิเศษ
ที่มา: ArticlesFactory.com

Similar Posts